Wenn schon Excel, dann richtig!

3

Aug

2020

Milliarden Menschen weltweit nutzen das Microsoft Office Paket und auch Sie sind sicher vertraut mit  Standardanwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Aber wissen Sie wirklich, was alles in diesen Programmen steckt? Nehmen wir z. B. Excel, den Liebling vieler Ingenieure und Kaufleute. Vermeintlich jeder kennt Excel und schätzt die Flexibilität, die Möglichkeiten zur Individualisierung [...]

ebodenmueller 08:37

Milliarden Menschen weltweit nutzen das Microsoft Office Paket und auch Sie sind sicher vertraut mit  Standardanwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

Aber wissen Sie wirklich, was alles in diesen Programmen steckt? Nehmen wir z. B. Excel, den Liebling vieler Ingenieure und Kaufleute.

Vermeintlich jeder kennt Excel und schätzt die Flexibilität, die Möglichkeiten zur Individualisierung und die Geschwindigkeit, mit der Berechnungen ausgeführt werden. Häufig wird mit Excel gearbeitet, ohne genau zu überlegen, ob Excel in dieser Situation geeignet ist oder nicht. Excel kann nicht jedes Problem lösen und soll es auch nicht. Im Gegenteil: Häufig gibt es sogar schon eine Lösung im ERP-System Ihres Unternehmens – die aber Nutzern nicht bekannt sind.

Leider ist häufig auch der Support der Softwareanbieter nicht gut genug, um diese Nutzerbedürfnisse richtig zu erkennen und die entsprechenden Hinweise geben zu können.

Also exportieren viele Mitarbeiter*innen Daten aus den von ihnen verwendeten Anwendungsprogrammen heraus, um somit vermeintlich bessere, aussagekräftigere Berichte zu bekommen. Das ist aus vielerlei Gründen keine gute Idee:

- Wenn Daten aus den Programmen herausgeholt und nebenbei abgelegt werden, kann dies dazu führen, dass diese Dateien steuerlich relevant werden!
- Der Export selbst ist schon die erste Fehlerquelle; Daten werden falsch übernommen und/oder nicht vollständig und/oder an der falschen Stelle importiert etc.
- Bei Datenbankexporten werden u. U. Berechtigungseinschränkungen aufgehoben, d. h. nicht autorisierte Personen können Daten verändern, auf die sie eigentlich keinen Zugriff haben sollten.
- Ein sehr großer Nachteil von Excel ist die begrenzte Datenverarbeitungsfähigkeit, bei der man jedoch u. U. nicht merkt, ab wann sie erreicht ist und ab wann dann die Berechnungen fehlerhaft werden.
- Seien Sie sich im Klaren, dass Excel nicht revisionssicher ist! Beispiele: Zeiterfassungsdaten in Excel führen zu Problemen beim Datenschutz, Finanzbuchhaltungsdaten in Excel sind gleichbedeutend mit Radieren in der Buchhaltung.
- Je mehr Datenquellen und Fragmente auf lokalen und Netzwerkrechnern abgelegt sind, umso schwieriger wird die Umsetzung sog. Löschkonzepte; wenn erst einmal z. B. Lebensläufe auf lokalen Rechnern gelandet sind, steigen die Risiken aus Datensicherheit und Datenschutz für personenbezogene und sicherheitsrelevante Daten und Informationen etc.

Häufige Problemstellungen resultieren auch aus folgenden Funktionen:
- Formatierung ist nicht nur pure Ästhetik, sondern auch wichtig und notwendig!
- Regelmäßige Zusätze verhindern ggf. Auswertungen.
- Sichtung, zum Orientieren und Optimieren, ohne zu verändern.
- Sortierung ist scheinbar einfach und manchmal doch zu schwer (Datum, verbundene Zellen).
- Gruppierung von Tabellenblättern ist hilfreich, aber auch “gefährlich”.
- Diagramme werden zur Beschleunigung der Informationsaufnahme immer wichtiger, sind aber schwierig in der Umsetzung.

Wenn man also die Vorteile von Excel nutzen möchte, dann muss man wissen, wie man diese Nachteile und Fehlerquellen ausschalten bzw. minimieren kann.

1. Zunächst einmal gilt es, Wildwuchs im Unternehmen zu verhindern, d. h. auch für den Umgang mit bzw. die Nutzung von Excel müssen im Unternehmen Progammierstandards formuliert und festgelegt werden.

2. Es ist auf langfristig widerstandsfähige Update-Kompatibilität zu achten, die über sog. Userforms hergestellt wird. Diese muss man jedoch verstanden haben, denn wenn sie falsch angewendet werden, blähen sie sich immer weiter auf und führen zum Absturz der Dateien.

Dieses und vieles mehr vermitteln wir in einem neuen Excel-Anwendungsseminar, das wir nicht nur überbetrieblich, sondern auch als Inhouse-Veranstaltung durchführen.

Wenn Sie Interesse an diesem Seminar haben, sprechen Sie uns an; Termine sind in Vorbereitung.

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